Hinweis zur Verarbeitung personenbezogener und medizinischer Daten

1. Verantwortlicher

Cuba Health Assist ist eine Marke für Gesundheitskoordination, die unter dem Dach der MYDN GROUP tätig ist.

Je nach Art der betreffenden Datenverarbeitung kann Verantwortlicher

• MYDN GROUP Sağlık Turizm Ticaret Limited Şirketi (Türkei)
• MYDN GROUP LLC (Vereinigte Staaten von Amerika)

sein.

Der Verantwortliche für Ihren Antrag und gegebenenfalls die Rollen weiterer Unternehmen werden nach deren tatsächlichen Verantwortlichkeiten im jeweiligen Antrags- und Leistungsverhältnis bestimmt.

Kontakt: info@cubahealthassist.com

2. Daten, die verarbeitet werden können

Je nach Art der Leistung können die folgenden Informationen erhoben oder verarbeitet werden.

Nicht bei jedem Antrag werden alle diese Informationen angefordert. Die Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet, der für die jeweilige Leistung erforderlich ist.

3. Wie die Daten erhoben werden

Personenbezogene Daten können

• aus Online-Antragsformularen,
• aus Unterlagen, die in das Patientenportal hochgeladen werden,
• aus E-Mail, WhatsApp und weiteren Kommunikationskanälen,
• aus Unterlagen, die von der Patientin bzw. dem Patienten oder einer bevollmächtigten Vertretung übermittelt werden,
• aus Beurteilungen der zuständigen Ärztinnen und Ärzte sowie Gesundheitseinrichtungen,
• von Zahlungsdienstleistern und aus Aufzeichnungen über Finanztransaktionen,
• aus Systemen für Sicherheit und Sitzungsverwaltung

erhoben werden.

Werden Daten einer Patientin bzw. eines Patienten von einer dritten Person übermittelt, werden die Befugnis dieser Person und die maßgeblichen Voraussetzungen für die Datenverarbeitung gesondert geprüft.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten können zu den folgenden Zwecken verarbeitet werden:

Antrags- und Aktenverwaltung

Erfassung des Antrags, Anlage der Patientenakte, Bestimmung der erforderlichen Unterlagen und Nachverfolgung des Koordinationsprozesses.

Aufbereitung medizinischer Unterlagen

Ordnen der Gesundheitsunterlagen, Prüfung ihrer Lesbarkeit, Übersetzung der erforderlichen Unterlagen und Vorbereitung der Akte für die zuständige Fachärztin bzw. den zuständigen Facharzt.

Koordination der fachärztlichen Beurteilung

Kontaktaufnahme mit den zuständigen Fachärztinnen und Fachärzten, sichere Weitergabe der Unterlagen, Bearbeitung von Anfragen nach zusätzlichen Informationen und Übermittlung des Beurteilungsergebnisses.

Behandlungs- und Reisekoordination

Wenn die Patientin bzw. der Patient die betreffende Leistung anfragt: Planung von Krankenhausterminen, Behandlungsprogramm, Unterkunft, Transfers und weiteren logistischen Abläufen.

Zahlungen und gesetzliche Aufzeichnungen

Überprüfung von Zahlungen, Durchführung von Rechnungs- und Buchhaltungsvorgängen, Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Kommunikation mit Patientinnen und Patienten

Mitteilung fehlender Unterlagen, Erläuterung des Aktenstatus, erforderliche Erinnerungen und Beantwortung von Supportanfragen.

Systemsicherheit

Verhinderung unbefugter Zugriffe, Schutz der Konten, Untersuchung technischer Probleme und Führung der erforderlichen Sicherheitsprotokolle.

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Bei der Verarbeitung von Identitäts-, Kontakt-, Zahlungs- und Betriebsdaten können nach dem anwendbaren Recht Rechtsgrundlagen wie der Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags, rechtliche Verpflichtungen, die Begründung oder der Schutz eines Rechts oder ein berechtigtes Interesse, das die maßgeblichen Voraussetzungen erfüllt, herangezogen werden.

Gesundheitsdaten unterliegen hingegen strengeren Schutzvoraussetzungen.

Für die Türkei dürfen besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, wenn eine der Voraussetzungen nach Art. 6 KVKK vorliegt.

Wo die DSGVO gilt, ist neben einer geeigneten Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO zusätzlich eine der Voraussetzungen nach Art. 9 DSGVO erforderlich, die die Verarbeitung von Gesundheitsdaten erlaubt.

Beruht die betreffende Verarbeitung auf einer ausdrücklichen Einwilligung, wird die Einwilligung für bestimmte Zwecke, ausdrücklich, informiert und in einem gesonderten Schritt eingeholt.

Nicht jede Datenverarbeitung wird automatisch auf eine ausdrückliche Einwilligung gestützt. Besteht rechtlich eine andere gültige Verarbeitungsgrundlage, kann diese maßgeblich sein.

6. Besonderer Schutz von Gesundheitsdaten

Ihre Gesundheitsinformationen werden je nach Art Ihres Antrags ausschließlich für die erforderlichen Koordinations- und Beurteilungsvorgänge verwendet.

Der Zugriff auf medizinische Unterlagen ist auf beauftragtes Personal und befugte Gesundheitsfachkräfte beschränkt.

Gesundheitsakten werden nicht für Werbe-Targeting oder kommerzielles Marketing verwendet.

Ihre medizinischen Informationen werden nicht an Dritte verkauft.

Werden Gesundheitsdaten im Rahmen KI-gestützter Vorprüfungen oder Übersetzungen verarbeitet, unterliegen auch diese Vorgänge einer geeigneten Rechtsgrundlage, dem Grundsatz der Datenminimierung und den maßgeblichen Sicherheitsvoraussetzungen.

7. Weitergabe von Daten

Soweit die Leistung es erfordert, können personenbezogene Daten an die folgenden Empfängergruppen weitergegeben werden:

• Zuständige Fachärztinnen und Fachärzte sowie Gesundheitseinrichtungen in Kuba.
• Befugte Teams für medizinische Koordination und Dokumentation.
• Übersetzerinnen und Übersetzer sowie Personen, die Unterlagen aufbereiten und die erforderliche Leistung erbringen.
• Anbieter von Website-, Datenbank-, Kommunikations- und KI-Infrastruktur.
• Zahlungsdienstleister und Banken.
• Buchungs- und Logistikanbieter im Zusammenhang mit angefragten Reiseleistungen.
• Gesetzlich befugte Behörden und öffentliche Stellen.

Der Umfang der weitergegebenen Informationen richtet sich nach der Aufgabe des jeweiligen Empfängers und dem Zweck der Datenverarbeitung.

Die vollständige Gesundheitsakte wird nicht automatisch an Empfänger übermittelt, die mit der Akte nichts zu tun haben.

Einzelheiten zu den eingesetzten Dienstleistern werden in der Datenschutzerklärung erläutert.

8. Internationale Datenübermittlung

Das Leistungsmodell von Cuba Health Assist kann es erfordern, die betreffenden Gesundheitsunterlagen an Fachärztinnen und Fachärzte in Kuba weiterzugeben.

Aufgrund der technischen Infrastruktur und der Kommunikationsdienste können personenbezogene Daten auch in den USA oder in anderen Ländern verarbeitet werden, in denen die eingesetzten Dienstleister ansässig sind.

Übermittlungen ins Ausland unterliegen den nach dem anwendbaren Datenschutzrecht geltenden Übermittlungsvoraussetzungen.

Bei Übermittlungen aus der Türkei werden die in Art. 9 KVKK geregelten Angemessenheitsbeschlüsse, geeigneten Garantien und an Voraussetzungen geknüpften Ausnahmemechanismen für Übermittlungen berücksichtigt.

Bei Übermittlungen im Anwendungsbereich der DSGVO werden die maßgeblichen Angemessenheitsbeschlüsse, geeignete Garantien oder die nur in begrenzten Fällen nutzbaren Ausnahmetatbestände für Übermittlungen geprüft.

Werden die Nachrichten, die Sie Cubi schreiben, an unseren KI-Dienstleister in den Vereinigten Staaten übermittelt, stützt sich dies auf die Einwilligung, die Sie erteilen, indem Sie Cubi schreiben und nach dem Hinweis weiterschreiben, und auf geeignete Garantien in unserem Vertrag mit dem Anbieter.

Das Ankreuzen eines allgemeinen Zustimmungskästchens ersetzt nicht die erforderlichen Übermittlungsmechanismen.

In den Ländern, in die Ihre Daten übermittelt werden, können die Datenschutzvorschriften abweichen. Sie können Informationen über die Rechtsgrundlage der betreffenden Übermittlung und die erforderlichen Garantien anfordern.

9. KI-gestützte Verarbeitungen

Cuba Health Assist kann bei bestimmten Abläufen der Dokumentenaufbereitung und der Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern KI-Systeme einsetzen.

Diese Verarbeitungen können

• die Vorprüfung der Lesbarkeit von Unterlagen,
• die Klassifizierung der erforderlichen Dokumentarten,
• die Erstellung spanischer Übersetzungsentwürfe,
• die Beantwortung allgemeiner Fragen zum Ablauf, die Unterstützung beim Antrag und die Weiterleitung von Nachrichten an das richtige Team durch Cubi, unseren KI-gestützten digitalen Patientenkoordinator

umfassen.

Der Einsatz von KI ersetzt nicht die unabhängige klinische Beurteilung durch Ärztinnen und Ärzte.

Cubi stellt keine Diagnosen, deutet keine medizinischen Unterlagen oder Berichte, gibt keine persönlichen Behandlungsempfehlungen und entscheidet nicht über Medikamente oder Dosierungen. Sie können jederzeit mit einem Mitglied unseres Teams sprechen.

Wenn Sie über einen Kanal schreiben, auf dem Cubi aktiv ist, antwortet Cubi sofort. Unmittelbar vor der ersten Antwort in diesem Kanal sendet Cubi einmalig einen kurzen Hinweis mit festem Wortlaut, der nicht von der KI erstellt wird: „Hallo, ich bin Cubi, der KI-gestützte Assistent von Cuba Health Assist. Datenschutz: cubahealthassist.com/de/privacy-policy/“ Indem Sie Cubi schreiben und die Unterhaltung nach diesem Hinweis fortsetzen, willigen Sie ein, dass Ihre Nachrichten über unseren KI-Dienstleister verarbeitet werden. Wenn Sie keine KI-Verarbeitung wünschen, können Sie jederzeit, auch schon in Ihrer ersten Nachricht, STOP, „Ich möchte Cubi nicht“ oder „keine KI“ in denselben Kanal schreiben oder eine E-Mail an info@cubahealthassist.com senden; ab dann werden Ihre Nachrichten in diesem Kanal nicht an den Anbieter gesendet, und unser Team beantwortet Ihre Fragen während der Servicezeiten. Personen, die unsere frühere Einwilligungsanfrage abgelehnt oder ihre Einwilligung widerrufen haben, bleiben von der KI-Verarbeitung ausgeschlossen. Ein Antrag setzt nicht voraus, dass Sie Cubi nutzen; Ihr Antrag wird genauso bearbeitet.

Auf den Kanälen, auf denen Cubi aktiv ist, verarbeitet ein KI-Dienstleister (Vereinigte Staaten) Ihre Nachrichten als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen. Sensible Angaben wie Karten-, Ausweis- und Kontonummern sowie nicht erforderliche direkte Identifikatoren werden vor dem Versand maskiert; medizinische Inhalte werden nicht maskiert.

Unterhaltungen mit Cubi werden 90 Tage lang gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert; Inhalte, die förmlich Ihrer Antragsakte hinzugefügt wurden, unterliegen der Aufbewahrungsfrist der Akte. Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 7 der Datenschutzerklärung.

Die Datenverarbeitungsbedingungen der eingesetzten Anbieter und die damit verbundenen Übermittlungen personenbezogener Daten unterliegen dem anwendbaren Recht und den jeweiligen Dienstkonfigurationen.

10. Speicherung der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, zu denen sie verarbeitet werden, und für anwendbare gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Nicht abgeschlossene Anträge, Patientenakten, Zahlungsaufzeichnungen, Kommunikationsverläufe und Zustimmungsnachweise können unterschiedlichen Speicherbedingungen unterliegen.

Die Schließung einer Akte bedeutet nicht, dass alle Aufzeichnungen gleichzeitig gelöscht werden.

Für medizinische Akten werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die für mögliche Rechtsansprüche erforderlichen Fristen berücksichtigt.

Daten, deren Speicherfrist abgelaufen ist und die nicht aus einem anderen rechtlichen Grund aufbewahrt werden müssen, werden gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

Ausführlichere Angaben zur Speicherung einzelner Datenkategorien finden Sie in der Datenschutzerklärung.

11. Anträge durch Angehörige der Patientin bzw. des Patienten

Wer im Namen einer Patientin bzw. eines Patienten einen Antrag stellt, muss befugt sein, die betreffenden Gesundheitsdaten weiterzugeben und im Namen der Patientin bzw. des Patienten zu handeln.

Die Eigenschaft als Angehörige bzw. Angehöriger begründet für sich allein keine Befugnis, die ausdrückliche Einwilligung der Patientin bzw. des Patienten zu erteilen.

Bei Bedarf können die direkte Zustimmung der Patientin bzw. des Patienten oder Unterlagen angefordert werden, die eine gesetzliche Vertretungsbefugnis nachweisen.

Bei Patientinnen und Patienten unter 18 Jahren gelten die Voraussetzungen für Eltern bzw. gesetzliche Vertreter.

Kann die Befugnis nicht überprüft werden, kann die Prüfung des Antrags ausgesetzt werden.

12. Ihre Rechte

Unter den im anwendbaren Recht vorgesehenen Voraussetzungen können Sie

• erfahren, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
• Zugang zu den verarbeiteten Daten verlangen.
• die Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Angaben verlangen.
• unter den entsprechenden Voraussetzungen die Löschung oder Vernichtung der Daten verlangen.
• bei Verarbeitungen, die auf einer ausdrücklichen Einwilligung beruhen, Ihre Einwilligung widerrufen.
• in den vom maßgeblichen Recht vorgesehenen Fällen der Verarbeitung widersprechen oder deren Einschränkung verlangen.
• Informationen über die Weitergabe von Daten und internationale Übermittlungen verlangen.
• Ihr Recht auf Beschwerde bei den zuständigen Aufsichtsbehörden ausüben.

Umfang und Ergebnis Ihres Antrags richten sich nach dem anwendbaren Recht und gegebenenfalls nach zwingenden Aufbewahrungspflichten.

13. Anträge und Kontakt

Ihre Anliegen zu Ihren personenbezogenen Daten können Sie an die folgende Adresse richten:

info@cubahealthassist.com

Es kann die Bearbeitung erleichtern, wenn Sie Ihr Anliegen möglichst klar formulieren und gegebenenfalls Ihre Aktennummer angeben.

Zur Überprüfung Ihrer Identität oder Ihrer Vertretungsbefugnis können bei Bedarf zusätzliche Informationen angefordert werden.

Anträge werden nach den im maßgeblichen Recht vorgesehenen Verfahren und Fristen geprüft.

Dieser Hinweis ist zusammen mit der Datenschutzerklärung, der Einwilligung Gesundheitsdaten und den Nutzungsbedingungen zu lesen.