Kişisel ve Tıbbi Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Bildirimi

1. Veri sorumlusu

Cuba Health Assist, MYDN GROUP bünyesinde faaliyet gösteren sağlık koordinasyon markasıdır.

İlgili veri işleme faaliyetinin niteliğine göre sorumlu kuruluş:

• MYDN GROUP Sağlık Turizm Ticaret Limited Şirketi (Türkiye)
• MYDN GROUP LLC (Amerika Birleşik Devletleri)

olabilir.

Başvurunuza ilişkin veri sorumlusu ve varsa diğer şirketlerin rolleri, ilgili başvuru ve hizmet ilişkisindeki fiilî sorumluluklarına göre belirlenir.

İletişim: info@cubahealthassist.com

2. İşlenebilecek veriler

Hizmetin niteliğine göre aşağıdaki bilgiler toplanabilir veya işlenebilir.

Her başvuruda bu bilgilerin tamamı talep edilmez. Veriler, ilgili hizmet için gerekli olduğu ölçüde işlenir.

3. Verilerin elde edilme yöntemleri

Kişisel veriler:

• Çevrim içi başvuru formlarından.
• Hasta portalına yüklenen belgelerden.
• E-posta, WhatsApp ve diğer iletişim kanallarından.
• Hasta veya yetkili temsilci tarafından gönderilen kayıtlardan.
• İlgili hekim ve sağlık kurumlarının oluşturduğu değerlendirmelerden.
• Ödeme kuruluşları ve finansal işlem kayıtlarından.
• Güvenlik ve oturum yönetimi sistemlerinden.

elde edilebilir.

Hastaya ait verilerin üçüncü bir kişi tarafından paylaşılması hâlinde ilgili kişinin yetkisi ve geçerli veri işleme şartları ayrıca değerlendirilir.

4. Veri işleme amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

Başvuru ve dosya yönetimi

Başvurunun kaydedilmesi, hasta dosyasının oluşturulması, gerekli belgelerin belirlenmesi ve koordinasyon sürecinin takip edilmesi.

Tıbbi belge hazırlığı

Sağlık kayıtlarının düzenlenmesi, okunabilirliğinin kontrol edilmesi, gerekli belgelerin çevrilmesi ve ilgili uzman hekim için dosya hazırlanması.

Uzman değerlendirme koordinasyonu

İlgili uzman hekimlerle iletişim kurulması, belgelerin güvenli şekilde paylaşılması, ek bilgi taleplerinin yönetilmesi ve değerlendirme sonucunun iletilmesi.

Tedavi ve seyahat koordinasyonu

Hastanın ilgili hizmeti talep etmesi hâlinde, hastane randevuları, tedavi programı, konaklama, transfer ve diğer lojistik süreçlerin planlanması.

Ödeme ve yasal kayıtlar

Ödemelerin doğrulanması, fatura ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

Hasta iletişimi

Eksik belgelerin bildirilmesi, dosya durumunun açıklanması, gerekli hatırlatmaların yapılması ve destek taleplerinin yanıtlanması.

Sistem güvenliği

Yetkisiz erişimin önlenmesi, hesapların korunması, teknik sorunların incelenmesi ve gerekli güvenlik kayıtlarının tutulması.

5. Veri işlemenin hukuki sebepleri

Kimlik, iletişim, ödeme ve operasyon verilerinin işlenmesinde, uygulanabilir mevzuata göre sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülükler, bir hakkın tesisi veya korunması ya da ilgili şartları sağlayan meşru menfaat gibi hukuki sebepler kullanılabilir.

Sağlık verileri ise daha sıkı koruma şartlarına tabidir.

Türkiye bakımından özel nitelikli kişisel veriler, KVKK'nın 6. maddesindeki koşullardan biri mevcutsa işlenebilir.

GDPR'nin uygulandığı durumlarda ise uygun bir 6. madde hukuki sebebinin yanı sıra sağlık verilerinin işlenmesine izin veren 9. madde koşullarından birinin de bulunması gerekir.

İlgili işlem açık rızaya dayanıyorsa rıza, belirli amaçlara ilişkin olarak açık, bilgilendirilmiş ve ayrı bir işlemle alınır.

Her veri işleme faaliyeti otomatik olarak açık rızaya dayandırılmaz. Hukuken başka bir geçerli işleme sebebi varsa ilgili sebep esas alınabilir.

6. Sağlık verilerine ilişkin özel koruma

Sağlık bilgileriniz, başvurunuzun niteliğine göre yalnızca gerekli koordinasyon ve değerlendirme işlemleri için kullanılır.

Tıbbi belgelere erişim, görevlendirilmiş personel ve yetkili sağlık profesyonelleriyle sınırlandırılır.

Sağlık dosyaları, reklam hedefleme veya ticari pazarlama amacıyla kullanılmaz.

Tıbbi bilgileriniz üçüncü kişilere satılmaz.

Yapay zekâ destekli ön kontrol veya çeviri işlemleri sırasında sağlık verilerinin işlenmesi söz konusuysa, bu işlemler de uygun hukuki dayanağa, veri minimizasyonu ilkesine ve ilgili güvenlik koşullarına tabi olur.

7. Veri paylaşımı

Hizmetin gerektirdiği durumlarda kişisel veriler aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:

• Küba'daki ilgili uzman hekimler ve sağlık kurumları.
• Yetkilendirilmiş tıbbi koordinasyon ve dokümantasyon ekipleri.
• Gerekli hizmeti sunan tercümanlar ve belge hazırlama görevlileri.
• Bulut barındırma, veritabanı, iletişim ve yapay zekâ hizmet sağlayıcıları.
• Ödeme kuruluşları ve bankalar.
• Talep edilen seyahat hizmetleriyle bağlantılı rezervasyon ve lojistik sağlayıcıları.
• Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları.

Paylaşılan bilgilerin kapsamı, her alıcının görevine ve veri işleme amacına göre belirlenir.

Sağlık dosyasının tamamı, dosyayla ilgisi bulunmayan alıcılara otomatik olarak aktarılmaz.

Kullanılan hizmet sağlayıcılarının ayrıntıları Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması metninde açıklanır.

8. Uluslararası veri aktarımı

Cuba Health Assist'in hizmet modeli, ilgili sağlık belgelerinin Küba'daki uzman hekimlerle paylaşılmasını gerektirebilir.

Teknik altyapı ve iletişim hizmetleri nedeniyle ABD veya kullanılan hizmet sağlayıcıların bulunduğu diğer ülkelerde de kişisel veri işlenmesi söz konusu olabilir.

Yurt dışı aktarımları, uygulanabilir veri koruma mevzuatı kapsamında geçerli aktarım şartlarına tabidir.

Türkiye'den yapılan aktarımlarda KVKK'nın 9. maddesinde düzenlenen yeterlilik kararları, uygun güvenceler ve şartları bulunan istisnai aktarım mekanizmaları dikkate alınır.

GDPR kapsamında yapılan aktarımlarda ise ilgili yeterlilik kararları, uygun güvenceler veya sınırlı durumlarda kullanılabilen istisnai aktarım koşulları değerlendirilir.

Cubi'ye yazdığınız mesajların ABD'deki yapay zekâ hizmet sağlayıcımıza aktarılması, Cubi'ye yazarak ve bilgilendirme mesajından sonra yazışmayı sürdürerek verdiğiniz rızaya ve sağlayıcıyla yaptığımız sözleşmedeki uygun güvencelere dayanır.

Genel bir onam kutusunun işaretlenmesi, gerekli aktarım mekanizmalarının yerine geçtiği anlamına gelmez.

Verilerinizin aktarıldığı ülkelerde kişisel veri koruma kuralları farklılık gösterebilir. İlgili aktarımın hukuki dayanağı ve gerekli güvenceleri hakkında bilgi talep edebilirsiniz.

9. Yapay zekâ destekli işlemler

Cuba Health Assist, belirli belge hazırlama ve kullanıcı iletişim süreçlerinde yapay zekâ sistemlerinden yararlanabilir.

Bu işlemler:

• Belgelerin okunabilirliğinin ön kontrolünü.
• Gerekli belge türlerinin sınıflandırılmasını.
• İspanyolca çeviri taslaklarının hazırlanmasını.
• Cubi · Yapay zekâ destekli Dijital Hasta Koordinatörü tarafından genel süreç sorularının yanıtlanmasını, başvuruya yardımcı olunmasını ve mesajların doğru ekibe aktarılmasını.

kapsayabilir.

Yapay zekâ kullanımı, hekimlerin bağımsız klinik değerlendirmelerinin yerine geçmez.

Cubi teşhis koymaz, tıbbi belgeleri ve raporları yorumlamaz, kişiye özel tedavi önermez ve ilaç veya doz hakkında karar vermez. Dilediğiniz zaman ekibimizden bir kişiyle görüşebilirsiniz.

Cubi'nin etkin olduğu bir kanala yazdığınızda Cubi size hemen yanıt verir. O kanaldaki ilk yanıtından hemen önce, yalnızca bir kez, yapay zekâ tarafından oluşturulmayan ve metni hiç değişmeyen kısa bir bilgilendirme mesajı gönderir: "Merhaba, ben Cubi, Cuba Health Assist'in yapay zekâ destekli asistanıyım. Gizlilik: cubahealthassist.com/tr/privacy-policy/" Cubi'ye yazmanız ve bu bilgilendirmeden sonra yazışmayı sürdürmeniz, mesajlarınızın yapay zekâ hizmet sağlayıcımız aracılığıyla işlenmesine rıza verdiğiniz anlamına gelir. Yapay zekâ işlemesini istemiyorsanız dilediğiniz zaman, ilk mesajınızda bile, aynı kanala STOP, "Cubi istemiyorum" veya "yapay zekâ istemiyorum" yazabilir ya da info@cubahealthassist.com adresine e-posta gönderebilirsiniz; bu andan itibaren o kanaldaki mesajlarınız sağlayıcıya gönderilmez ve sorularınızı çalışma saatleri içinde ekibimiz yanıtlar. Daha önce eski rıza mesajına olumsuz yanıt vermiş veya rızasını geri almış kişilerin mesajları yapay zekâ ile işlenmemeye devam eder. Başvuru yapabilmeniz Cubi'yi kullanmanıza bağlı değildir; başvurunuz aynı şekilde ilerler.

Cubi'nin etkin olduğu kanallarda mesajlarınız, veri işleyen sıfatıyla ve talimatlarımız doğrultusunda yapay zekâ hizmet sağlayıcısı (Amerika Birleşik Devletleri) tarafından işlenir. Kart, kimlik ve banka hesabı numaraları gibi hassas bilgiler ve gereksiz doğrudan tanımlayıcılar gönderimden önce maskelenir; tıbbi içerik maskelenmez.

Cubi yazışmaları 90 gün saklanır, ardından silinir veya anonim hâle getirilir; başvuru dosyanıza resmî olarak eklenen içerik dosyanın saklama süresine tabidir. Ayrıntılar için Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması metninin 7. bölümünü inceleyebilirsiniz.

Kullanılan sağlayıcıların veri işleme koşulları ve ilgili kişisel veri aktarımları, uygulanabilir mevzuata ve ilgili hizmet yapılandırmalarına tabidir.

10. Verilerin saklanması

Kişisel verileriniz yalnızca işlendikleri amaçlar ve uygulanabilir yasal yükümlülükler için gerekli süre boyunca saklanır.

Tamamlanmayan başvurular, hasta dosyaları, ödeme kayıtları, iletişim geçmişi ve onay kayıtları farklı saklama koşullarına tabi olabilir.

Dosyanın kapanması, bütün kayıtların aynı anda silinmesi anlamına gelmez.

Tıbbi dosyalara ilişkin yasal saklama ve olası hukuki talepler için gerekli süreler dikkate alınır.

Saklama süresi sona eren ve başka bir hukuki gerekçeyle tutulması gerekmeyen veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Veri kategorilerine ilişkin daha ayrıntılı saklama açıklamaları için Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması metnini inceleyebilirsiniz.

11. Hasta yakını tarafından yapılan başvurular

Hasta adına başvuru yapan kişinin ilgili sağlık verilerini paylaşma ve hasta adına işlem yapma yetkisine sahip olması gerekir.

Hasta yakını olmak, tek başına hastanın açık rızasını verme yetkisi oluşturmaz.

Gerekli durumlarda hastanın doğrudan onayı veya yasal temsil yetkisini gösteren belgeler istenebilir.

18 yaşından küçük hastalarda veli veya yasal temsilciye ilişkin koşullar uygulanır.

Yetkinin doğrulanamaması durumunda başvuru değerlendirmesi durdurulabilir.

12. Haklarınız

Uygulanabilir mevzuatın öngördüğü şartlarda:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilirsiniz.
• İşlenen verilere erişim talep edebilirsiniz.
• Eksik veya hatalı bilgilerin düzeltilmesini isteyebilirsiniz.
• Gerekli koşullarda verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilirsiniz.
• Açık rızaya dayalı işlemlerde rızanızı geri alabilirsiniz.
• İlgili mevzuatın tanıdığı durumlarda işlemeye itiraz edebilir veya işlemenin kısıtlanmasını isteyebilirsiniz.
• Veri paylaşımı ve uluslararası aktarımlar hakkında bilgi talep edebilirsiniz.
• İlgili denetim otoritelerine başvuru hakkınızı kullanabilirsiniz.

Talebinizin kapsamı ve sonucu, uygulanabilir mevzuata ve varsa zorunlu saklama yükümlülüklerine göre belirlenir.

13. Başvuru ve iletişim

Kişisel verilerinizle ilgili taleplerinizi aşağıdaki adrese iletebilirsiniz:

info@cubahealthassist.com

Talebinizi mümkün olduğunca açık belirtmeniz ve varsa dosya numaranızı paylaşmanız işlemleri kolaylaştırabilir.

Kimliğinizin veya temsil yetkinizin doğrulanması için gerektiğinde ek bilgi talep edilebilir.

Başvurular, ilgili mevzuatta öngörülen usul ve süreler içerisinde değerlendirilir.

Bu bildirim, Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması, Tıbbi Veri Onamı ve Kullanım Şartları metinleriyle birlikte değerlendirilmelidir.