Ausdrückliche Einwilligung und Information zur Verarbeitung medizinischer Daten

1. Unternehmen, auf die sich die Einwilligung bezieht

Cuba Health Assist ist eine Marke für Gesundheitskoordination, die unter dem Dach der MYDN GROUP tätig ist.

Je nach Antrags- und Leistungsverhältnis kann die MYDN GROUP Sağlık Turizm Ticaret Limited Şirketi oder die MYDN GROUP LLC als Verantwortlicher tätig sein.

Der Verantwortliche für den Antrag wird nach seiner Rolle bei der betreffenden Verarbeitung personenbezogener Daten bestimmt.

Kontakt: info@cubahealthassist.com

2. Welche medizinischen Informationen können verarbeitet werden?

Soweit es für die Prüfung des Antrags erforderlich ist, können die folgenden Informationen verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname, Geburtsdatum und zugehörige Identitätsdaten der Patientin bzw. des Patienten.
• Diagnose und Diagnosedatum.
• Krankheits- und Behandlungsgeschichte.
• Frühere Operationen und sonstige Eingriffe.
• Eingenommene Medikamente, Allergien und zugehörige klinische Informationen.
• Pathologie- und Biopsieberichte.
• Labor- und Bildgebungsergebnisse.
• Berichte über molekulare und genetische Tests.
• Klinische Beurteilungen und ärztliche Stellungnahmen.
• Sonstige erforderliche medizinische Unterlagen zur Behandlung.

Je nach Art des Antrags werden nur die Unterlagen angefordert, die für die betreffende fachärztliche Beurteilung erforderlich sind.

Grundsätzlich sollen keine unnötigen personenbezogenen oder medizinischen Informationen weitergegeben werden.

3. Zu welchen Zwecken können Gesundheitsdaten verarbeitet werden?

3.1. Anlage der Patientenakte

Zusammenführung der im Rahmen des betreffenden Antrags erforderlichen personenbezogenen Informationen und medizinischen Unterlagen.

3.2. Vorprüfung der Unterlagen

Prüfung der Lesbarkeit der medizinischen Unterlagen, der Vollständigkeit der Akte und der für die betreffende Beurteilung erforderlichen Dokumentarten.

3.3. Medizinische Übersetzung und Dokumentation

Aufbereitung der erforderlichen Unterlagen auf Spanisch, ihre Übersetzung oder ihre Gestaltung in einer für die betreffende fachärztliche Beurteilung geeigneten Form.

3.4. Koordination der fachärztlichen Beurteilung

Weiterleitung der Akte an die zuständige Fachärztin bzw. den zuständigen Facharzt oder an die zuständige Gesundheitseinrichtung und Koordination der Einholung der medizinischen Stellungnahme.

3.5. Anfragen zu fehlenden Unterlagen und zusätzlichen Informationen

Anforderung aktueller medizinischer Informationen, die die betreffende Gesundheitseinrichtung benötigt, bei der antragstellenden Person oder bei der Patientin bzw. dem Patienten.

3.6. Übermittlung des Beurteilungsergebnisses

Übermittlung der Stellungnahme der Fachärztin bzw. des Facharztes, von Anforderungen zusätzlicher Untersuchungen oder von Erläuterungen zu den nächsten Schritten an die befugte antragstellende Person oder an die Patientin bzw. den Patienten.

3.7. Koordination der Nachsorge

Durchführung von Nachsorge-, Termin- und Kommunikationsabläufen mit Gesundheitseinrichtungen, die von der Patientin bzw. dem Patienten gesondert angefragt werden und unter die betreffende Leistung fallen.

Diese Verarbeitungen erfolgen nur, soweit die maßgeblichen rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

4. Umfang der ausdrücklichen Einwilligung

Bei einer Verarbeitung von Gesundheitsdaten, die eine ausdrückliche Einwilligung erfordert, wird die Zustimmung unter klarer Angabe des betreffenden Verarbeitungszwecks eingeholt.

Es wird keine pauschale Erlaubnis verlangt, Ihre Gesundheitsdaten allgemein, zeitlich unbegrenzt oder durch unbestimmte Dritte zu verwenden.

Die ausdrückliche Einwilligung muss sich auf bestimmte Zwecke beziehen, und die Nutzerin bzw. der Nutzer muss verstehen können, in welche Verarbeitung sie bzw. er einwilligt.

Besteht nach dem anwendbaren Recht eine andere Voraussetzung für die Datenverarbeitung, kann die betreffende Verarbeitung auf eine andere Rechtsgrundlage als die ausdrückliche Einwilligung gestützt werden.

5. Weitergabe medizinischer Unterlagen an Ärztinnen und Ärzte

Zur Prüfung der Patientenakte können die erforderlichen medizinischen Informationen an die zuständige Fachärztin bzw. den zuständigen Facharzt oder an die befugte Gesundheitseinrichtung weitergegeben werden.

Der Umfang dieser Weitergabe ist auf die Informationen beschränkt, die für die ärztliche Beurteilung erforderlich sind.

Müssen medizinische Unterlagen an eine andere Gesundheitseinrichtung oder für ein anderes Beurteilungsverfahren weitergeleitet werden, werden die Rechtsgrundlage der neuen Verarbeitung und gegebenenfalls erforderliche zusätzliche Informations- oder Zustimmungsvoraussetzungen gesondert geprüft.

Daten der Patientin bzw. des Patienten werden nicht unbeschränkt an Personen oder Einrichtungen weitergegeben, die mit der Akte nichts zu tun haben.

6. Internationale Übermittlung medizinischer Daten

Eine der zentralen Koordinationstätigkeiten von Cuba Health Assist ist die Weitergabe der erforderlichen medizinischen Unterlagen an Fachärztinnen und Fachärzte in Kuba.

Daher können Ihre persönlichen Gesundheitsinformationen zur Durchführung der betreffenden Leistung nach Kuba übermittelt werden.

Zudem können sich einige der eingesetzten Kommunikations-, Dokumentations- oder technischen Dienstleister in der Türkei, in den USA oder in anderen Ländern befinden.

Die Übermittlung von Daten ins Ausland unterliegt, unabhängig von der Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, den Voraussetzungen der maßgeblichen Vorschriften für Übermittlungen.

Bei Übermittlungen aus der Türkei wird Art. 9 KVKK berücksichtigt, bei Übermittlungen im Anwendungsbereich der DSGVO die maßgeblichen Bestimmungen über internationale Übermittlungen.

Für die betreffende Datenübermittlung kann ein Angemessenheitsbeschluss, eine geeignete Garantie oder eine der gesetzlich anwendbaren Ausnahmevoraussetzungen für Übermittlungen erforderlich sein.

Die Erteilung einer allgemeinen Einwilligung in die Verarbeitung medizinischer Daten bedeutet nicht, dass alle gesetzlichen Voraussetzungen für eine Datenübermittlung ins Ausland automatisch erfüllt sind.

Ist für eine Übermittlung im Ausnahmefall zusätzlich Ihre ausdrückliche Einwilligung erforderlich, werden Sie in geeigneter Weise über das betreffende Land, den Empfänger, den Zweck der Übermittlung und die Risiken informiert, die sich aus dem Fehlen eines angemessenen Schutzniveaus ergeben können.

7. KI-gestützte Verarbeitung von Unterlagen

Cuba Health Assist kann bei der Vorprüfung medizinischer Unterlagen oder bei der Erstellung von Übersetzungsentwürfen KI-gestützte Systeme einsetzen.

Da bei diesen Vorgängen Gesundheitsdaten verarbeitet werden können, werden die maßgebliche Rechtsgrundlage und die Voraussetzungen der Datensicherheit gesondert geprüft.

Welcher Anbieter eingesetzt wird, welche Daten übermittelt werden, unter welchen Bedingungen der Anbieter die Daten verarbeiten darf und welche Bedingungen für Übermittlungen ins Ausland gelten, wird im Rahmen der betreffenden Information erläutert.

Muss die Verarbeitung auf einer gesonderten ausdrücklichen Einwilligung beruhen, wird diese Einwilligung gesondert eingeholt.

Willigt die Nutzerin bzw. der Nutzer in eine Verarbeitung nicht ein, wird über mögliche alternative Vorgehensweisen und die Auswirkungen auf die Leistung informiert.

Von KI erstellte Dokument- oder Übersetzungsentwürfe stellen keine eigenständige medizinische Diagnose und keine Behandlungsentscheidung dar.

Cubi · KI-gestützter digitaler Patientenkoordinator ist nicht Teil der medizinischen Beurteilung und prüft oder deutet keine medizinischen Unterlagen. Cubi gibt nur allgemeine Informationen zum Ablauf, unterstützt beim Antrag und leitet Nachrichten an das richtige Team weiter. Der Cubi-Hinweis und Ihr Recht, die KI-Verarbeitung abzulehnen, sind von der in diesem Dokument beschriebenen Einwilligung in die Verarbeitung medizinischer Daten getrennt und werden unten in Abschnitt 15 erläutert. Wie Ihre Nachrichten verarbeitet werden, ist ausführlich in der Datenschutzerklärung beschrieben.

8. Von Angehörigen übermittelte Informationen

Wer im Namen einer Patientin bzw. eines Patienten einen Antrag stellt, muss über die erforderliche Befugnis verfügen, die betreffenden Gesundheitsdaten weiterzugeben und im Namen der Patientin bzw. des Patienten zu handeln.

Die Eigenschaft als Ehepartnerin bzw. Ehepartner, Kind, Elternteil oder sonstige Angehörige bzw. sonstiger Angehöriger der Patientin bzw. des Patienten verleiht für sich allein keine Befugnis, für alle Datenverarbeitungen eine ausdrückliche Einwilligung zu erteilen.

Ist die Patientin bzw. der Patient entscheidungsfähig und verfügt sie bzw. er über die erforderliche rechtliche Handlungsfähigkeit, kann es erforderlich sein, die ausdrückliche Einwilligung direkt bei ihr bzw. ihm einzuholen.

Ist eine gesetzliche Vertretung befugt, gelten die betreffenden Voraussetzungen der Vertretung.

Cuba Health Assist kann zur Überprüfung der Gültigkeit des Antrags eine zusätzliche Zustimmung oder einen Vertretungsnachweis anfordern.

9. Daten minderjähriger Patientinnen und Patienten

Bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten von Patientinnen und Patienten unter 18 Jahren werden die nach dem Recht des betreffenden Landes erforderlichen Voraussetzungen für Eltern bzw. gesetzliche Vertreter berücksichtigt.

Bei Bedarf erfolgt eine zusätzliche Prüfung unter Berücksichtigung des Alters und der Einsichtsfähigkeit des Kindes sowie der anwendbaren Vorschriften über Patientenrechte.

Personen ohne gesetzliche Vertretungsbefugnis können nicht allein aufgrund eines Verwandtschaftsverhältnisses im Namen des Kindes in die Verarbeitung von Gesundheitsdaten einwilligen.

10. Widerruf der Einwilligung

Bei Verarbeitungen personenbezogener Daten, die auf Ihrer ausdrücklichen Einwilligung beruhen, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Der Widerruf der Einwilligung macht Verarbeitungen, die vor dem Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig durchgeführt wurden, nicht unwirksam.

Nach dem Widerruf werden die auf der Einwilligung beruhenden Verarbeitungen eingestellt, sofern für die Verarbeitung der betreffenden Daten keine andere gültige Rechtsgrundlage besteht.

Der Widerruf der Einwilligung kann dazu führen, dass eine laufende Beurteilung der medizinischen Akte oder eine laufende Koordinationsleistung nicht fortgeführt werden kann.

Aufzeichnungen, die gesetzlich aufbewahrt werden müssen, können im Rahmen der betreffenden Pflichten aufbewahrt werden.

11. Speicherung medizinischer Daten

Medizinische Daten werden so lange gespeichert, wie es für die Erbringung der Leistung und für anwendbare rechtliche Verpflichtungen erforderlich ist.

Die Schließung der Akte oder der Widerruf der ausdrücklichen Einwilligung bedeutet nicht, dass in jedem Fall alle Aufzeichnungen sofort gelöscht werden.

Daten, deren Speicherzweck oder Rechtsgrundlage entfallen ist, werden unter den entsprechenden Voraussetzungen gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

Ausführliche Informationen zu den Speicherbedingungen und Ihren Datenschutzrechten finden Sie in der Datenschutzerklärung.

12. Sicherheit Ihrer Daten

Der Zugriff auf medizinische Unterlagen ist nach Aufgaben und Befugnissen beschränkt.

Bei der Weitergabe von Dateien werden geeignete sichere Verbindungen, Zugriffskontrollen und weitere technische oder organisatorische Schutzmaßnahmen eingesetzt.

Es wird darauf hingewirkt, eine unbefugte Offenlegung von Gesundheitsdaten gegenüber Dritten oder ihre Verwendung außerhalb der betreffenden Zwecke zu verhindern.

Sicherheitsmaßnahmen werden unter Berücksichtigung der maßgeblichen Datenschutzpflichten und technischen Risiken bewertet.

13. Folgen einer nicht erteilten ausdrücklichen Einwilligung

Ist für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich, führt deren Verweigerung dazu, dass die betreffende Verarbeitung nicht durchgeführt werden kann.

In diesem Fall kann die Akte möglicherweise nicht für die ärztliche Beurteilung vorbereitet oder die betreffende medizinische Koordinationsleistung nicht erbracht werden.

Allgemeine Informationsanfragen, die keine Verarbeitung von Gesundheitsdaten erfordern, können jedoch unter geeigneten Voraussetzungen weiter bearbeitet werden.

Die Verweigerung der ausdrücklichen Einwilligung hindert Nutzerinnen und Nutzer nicht daran, ihre Datenschutzrechte auszuüben.

14. Aufzeichnung der Einwilligung

Elektronisch erteilte ausdrückliche Einwilligungen können im Rahmen der erforderlichen Nachweis- und Sicherheitsverfahren aufgezeichnet werden.

Diese Aufzeichnungen können das Datum der Einwilligung, die Version des zugestimmten Textes, Antrags- oder Aktendaten sowie die erforderlichen technischen Verifizierungsprotokolle enthalten.

Einwilligungsnachweise werden nur im Rahmen der erforderlichen Speicher- und Nachweisvoraussetzungen aufbewahrt.

Der Nachweis, dass der Cubi-Hinweis gesendet wurde, und gegebenenfalls eines Widerspruchs gegen die KI-Verarbeitung besteht nur aus einer pseudonymen Kennung, dem Kanal, Datum und Uhrzeit, der Version des Hinweis- oder Einwilligungstextes und gegebenenfalls dem Datum des Widerspruchs; Nachrichteninhalte werden nicht gespeichert. Dieser Nachweis wird 3 Jahre ab Ihrem letzten maßgeblichen Kontakt mit uns aufbewahrt. Wenn Sie die Löschung verlangen, wird die Verknüpfung zu Ihrer Person gelöscht; es bleibt nur ein Vermerk, dass die KI-Verarbeitung abgelehnt wurde.

15. Einwilligungserklärung

Die folgende Erklärung kann im Antragssystem als gesondertes Zustimmungsfeld für Fälle angeboten werden, in denen die Verarbeitung von Gesundheitsdaten auf einer ausdrücklichen Einwilligung beruhen muss.

Die Verwendung dieser Erklärung hebt die übrigen erforderlichen rechtlichen und technischen Pflichten des Verantwortlichen nicht auf.

Für optionale KI-gestützte Datenverarbeitungen oder für besondere Übermittlungen, die rechtlich eine gesonderte Einwilligung erfordern, wird in geeigneten Fällen eine gesonderte Zustimmung eingeholt.

Der Hinweis wird auf jedem Kanal gesondert gesendet und ist von der oben genannten ausdrücklichen Einwilligung in die Verarbeitung medizinischer Daten getrennt; das Kontrollkästchen im Antragsformular ersetzt den Cubi-Hinweis nicht. Wenn Sie keine KI-Verarbeitung wünschen, schreiben Sie jederzeit, auch schon in Ihrer ersten Nachricht, STOP, „Ich möchte Cubi nicht“ oder „keine KI“ in denselben Kanal oder senden Sie eine E-Mail an info@cubahealthassist.com; ab dann werden Ihre Nachrichten in diesem Kanal nicht an den KI-Dienstleister gesendet, und unser Team beantwortet Ihre Fragen während der Servicezeiten. Ein Antrag setzt nicht voraus, dass Sie Cubi nutzen; Ihr Antrag wird genauso bearbeitet.

16. Ihre Rechte und Kontakt

Um Ihre Rechte auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Widerruf der ausdrücklichen Einwilligung sowie Ihre weiteren im anwendbaren Recht vorgesehenen Rechte auszuüben, können Sie sich an uns wenden.